Організація контролю

При здійсненні функції управління організацією важливе зна­чення має дотримання встановлених параметрів. Це досягається шляхом організації контролю. Контроль — це процес оцінювання й інформування про наявні відхилення дійсних значень від заданих або їхній збіг.

Організація контролю є не самоціллю, а економічним процесом, доцільність якого можна оцінити за ступенем виконання завдань і обмежень організації. Предметом контролю може бути як виконавча робота, так і робота керівника (менеджера). До системи контрольної діяльності звичайно входять:

— внутрішня система контролю;

— зовнішній контроль.

До внутрішніх видів контролю організації належать:

— внутрішня ревізія;

— перевірка річного балансу;

— перевірка ведення діловодства;

— проведення розслідування недозволених дій і т. ін.

Контроль має виконувати такі функції:

— попереджувальні;

— запобігання недолікам;

— документування недоліків;

— розкриття недоліків.

При виборі системи організації контролю необхідно враховувати такі критерії:

— ефективність контролю;

— ефект впливу на людей;

— завдання контролю;

— межі контролю.

Ефективність контролю полягає в порівнянні корисності контро­лю з витратами на його проведення.

Об'єктом контролю для керівника мають бути люди, які інфор­мують його про ситуацію.

Ефект впливу контролю на людей оцінюється за такими результа­тами: чи є він додатковим стимулом до роботи, задоволення, набуття знань, а також довіри чи недовіри. Завдання контролю мають поляга­ти у виявленні і кількісній оцінці недоліків, мінімізації їх, одержанні даних про потенційні можливості та вироблення висновку.

При проведенні контролю необхідно визначити критерії обмежень, пов'язані як із чинним законодавством, так і з етичними нормами.

Процес контролю може розвиватися за такою схемою:

— визначення загальної концепції контролю;

— вибір виду контролю;

— визначення завдань перевірки;

— планування процесу перевірки (об'єктів і суб'єктів перевірки, її обсягу й засобів, термінів і тривалості);

— проведення ряду дій з визначення дійсних і наданих значень, параметрів і норм;

— встановлення ідентичності й розбіжностей;

— вироблення остаточних результатів;

— повторний огляд рішення;

— документування рішення;

— повідомлення рішення;

— аналіз і ступінь відповідальності;

— пропозиції щодо усунення недоліків.

Для правильної оцінки виконання в практичній діяльності керів­никові необхідно дотримуватися таких принципів:

— дати час підлеглому все підготувати. При цьому за тиждень до закінчення терміну роботи можна сказати підлеглому, щоб він підго­тувався до ретельного аналізу проробленої ним роботи;

— на початку обговорення дати підлеглому час для того, щоб він зміг зібратися з думками. Оцінка виконаної роботи завжди потенцій­но загрожує виконавцю, тому необхідно зводити до мінімуму загрозу і необхідність захищатися;

— необхідно приготуватися слухати співробітника і не перерива­ти його. Це допоможе йому швидше заспокоїтися;

— наприкінці обговорення потрібно дати оцінку виконанню, але ні в якому разі не особистості виконавця:

— не можна давати конкретну оцінку виконанню. Просто необ­хідно зводити розмову до змісту оцінки, а не до неї самої;

— потрібно дізнатися про думку підлеглого щодо виконаної роботи і зіставити її зі своєю. У разі розбіжності необхідно спробувати з'ясувати причину;

— після виконання роботи її необхідно порівняти зі стандартом або очікуваними результатами;

— за наявності незадовільного результату необхідно разом із спів­робітником розробити план дій, спрямованих на його виправлення;

— необхідно закінчувати обговорення тільки в тому разі, якщо розв'язано всі проблеми.

Такі дії сприятимуть тому, що працівник сам запропонує метод реалізації наміченого плану усунення недоліків.