Требования к содержанию структурных элементов документа

Титульный лист является первым листом документа, и служит источ­ником информации, необходимой для обработки и поиска документа.

Пример выполнения титульного листа для курсового проекта приведен в приложении А

Титульный лист выполняют на листах формата А4 ГОСТ 2.301—68 (210 х 297 мм) без основной надписи..

Содержание

Содержание включает все структурные элементы документа, которые входят в его состав (введение, наименование всех разделов и подразделов основной части, заключение, список литературы, приложения) с указа­нием номеров листов, с которых начинаются эти элементы документа.

Содержание помещают на листе, следующем после приложений и, при необходимости, на последующих листах. Слово «Содержание» за­писывают в виде заголовка симметрично тексту с прописной буквы. Наименования, включенные в содержание, записывают строчными бу­квами, начиная с прописной буквы и абзацного отступа.

Содержание

Лист Введение 3 1 Анализ производственной деятельности хозяйства 4 1.2 Характеристика хозяйства 4

Заключение 39

Список литературы 40

Приложение А 41

Номера разделов и подразделов по тексту документа и в содержании должны совпадать.

Структурные элементы документа: введение, заключение, список

литературы, приложения — номеров разделов не имеют.

Список литературы

В конце текстового документа необходимо приводить список лите­ратуры, которая была использована при его составлении. Список лите­ратуры составляют в алфавитном порядке и включают в содержание до­кумента. Список литературы должен иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц. Сведения об источниках при­водятся в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1—84 «Система стан­дартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библио­графическое описание документа. Общие требования и правила состав­ления».

Пример записи учебного пособия в список литературы:

Савельев И. В. Курс общей физики: Учебное пособие. — М.: Наука, 1982.-432 с: ил.

Приложения

Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический ма­териал, таблицы большого формата, расчеты, описания приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ и т. д.

Приложения оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах. В тексте документа на все приложения долж­ны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа. Каждое приложение следует начинать с нового листа с указанием наверху посередине листа слова «Приложение» и его обозначения.

Приложение должно иметь заголовок, который записывают симмет­рично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, И, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность. Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А». Приложения должны иметь общую с остальной частью документа сквозную нумерацию страниц. Приложение, выполненное на листе большего формата, считается за один лист. Все приложения должны быть перечислены в содержании документа с указанием их обозначений и заголовков.

Нумерация листов документа Листы (страницы) документа следует нумеровать арабскими цифра­ми, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту документа. Первой страницей является титульный лист, второй- задание на дипломный проект(Приложение Б), третьей-«Введение»(ПриложениеВ).

Правила оформления документа

Текст документа при необходимости разделяют на разделы и под­разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь порядковые но­мера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состо­ит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце но­мера подраздела точка не ставится. Подразделы также должны быть за­писаны с абзацного отступа. Например:

1 Техническое обслуживание машин.

1.1 Методы и средства технического состояния.

1. Неисправности машин и методы.

2. Эксплуатационная надежность машин.

3. Система и технология технического обслуживания.

4. Элементы и системы технического обслуживания.

В учебном документе пункты и подпункты, входящие в состав раз­делов и подразделов, могут не иметь порядковых номеров.

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисле­ния. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечисле­ний, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, и запись производится с абзацного от­ступа, как показано на примере.

Пример:

а) б)

1)

2)

в)

Каждый пункт, подпункт и перечисление записывают с абзацного отступа.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Пункты и подпунк­ты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и крат­ко отражать содержание разделов и подразделов. Заголовки следует пе­чатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Перено­сы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела — 8 мм. Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

Полное наименование изделия на титульном листе, в основной над­писи и при первом упоминании в тексте документа должно быть оди­наковым с названием его в основном конструкторском документе. В последующем тексте порядок слов в наименовании должен быть пря­мой, т. е. на первом месте должно быть определение (имя прилагатель­ное), а затем — название изделия (имя существительное); при этом до­пускается употреблять сокращенное наименование изделия.

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать раз­личных толкований. При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова: «должен», «следует», «необходимо», «требу­ется, чтобы», «не допускается», «запрещается», «разрешается только», «не следует». При изложении других положений следует применять сло­ва: «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т. д.

В документах должны применятся научно-технические термины,

обозначения и определения, установленные соответствующие стандар­тами, а при их отсутствии — общепринятые в научно-технической ли­тературе.

В тексте документа не допускается:

—применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессио­нализмы;

—применять для одного и того же понятия различные научно-тех­нические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также ино­странные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

—применять произвольные словообразования;

—применять сокращения слов, кроме установленных правилами

русской орфографии, соответствующими государственными стан-

дартами, а также в данном документе;

—сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических ве­личин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквен­ных обозначений, входящих в формулы и рисунки. В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

—применять математический знак минус (-) перед отрицательными

значениями величин (следует писать слово «минус»);

—применять знак для обозначения диаметра (следует писать

слово «диаметр»); —применять без числовых значений математические знаки, напри­мер: > (больше), < (меньше), = (равно), > (больше или равно), < (меньше или равно), Ф (не равно), а также знаки № (номер), % (процент).

Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316—68. Условные буквенные обозначения, изображения или знаки должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах.

В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счета следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счета, от единицы до девяти — словами. Примеры:

1. Провести испытания пяти труб, каждая длиной 5 м.

2. Отобрать 15 труб для испытаний на давление.

Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то ее указывают только после последнего числового значения, например 1,50; 1,75; 2,00 м.

Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений фи­зической величины, выраженных в одной и той же единице физиче­ской величины, то обозначение единицы физической величины указы­вается после последнего числового значения диапазона.

Примеры:

1. От 1 до 5 мм.

2. От 10 до 100 кг.

3. От плюс 10 до минус 40 °С.

Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы), кроме еди­ниц физических величин, помещаемых в таблицах.

Числовые значения величин в тексте следует указывать со степенью точности, которая необходима для обеспечения требуемых свойств из­делия, при этом в ряду величин осуществляется выравнивание числа знаков после запятой, например 1,50; 1,75; 2,00.

Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, за исключением размеров в дюймах, которые следует записывать 1/4".

При невозможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку че­рез косую черту, например: 5/32.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. По-

яснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу,

если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непо­средственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведе­ны в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.

Пример— среднегодовое количество производственных рабочих ремонтного предприятия вычисляют по формуле

(3.1.)

где Р- среднегодовое количество производственных рабочих ремонтного предприятия, чел.

Т_с - суммарная годовая трудоемкость ремонтных работ, чел. час.

Ф_р - действительный годовой фонд времени рабочего, ч.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей стро­ки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «х».

Формулы должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими

цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают — (1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, на­пример, ... в формуле (1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера фор­мулы, разделенных точкой, например, (3.1).

Порядок изложения в документах математических уравнений такой же, как и формул.

В текстовом документе допускаются ссылки на данный документ, стандарты, технические условия и другие документы. Ссылаться сле­- дует на документ в целом или его разделы. Ссылки на подразделы, пункты, таблицы и иллюстрации не допускаются, за исключением подразделов, пунктов, таблиц и иллюстраций данного документа. Ссылки на использованные источники следует приводить в квадрат­ных скобках.

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тек­сту документа (возможно ближе к соответствующим частям текста), так и в конце него. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД.

Иллюстрации следует нумеровать арабскими цифрами сквозной ну­мерацией. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1». Допус­кается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае но­мер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера ил­люстрации, разделенных точкой. Например: Рисунок 1.1.

При ссылках на иллюстрации следует писать «... в соответствии с рисунком 2». Иллюстрации при необходимости могут иметь наимено­вание и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово «Рису­нок» и наименование помещают после пояснительных данных и распо­лагают следующим способом: Рисунок 1 — Детали прибора.

При ссылке в тексте на отдельные элементы деталей (отверстия, пазы, канавки, проводники и др.) их обозначают на рисунке прописны­ми буквами русского алфавита.

Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения

показателей. Название таблицы, при его наличии, следует помещать над таблицей. При переносе части таблицы на ту же или другие страни­цы название помещают только над первой частью таблицы.

Цифровой материал, как правило, оформляют в виде таблиц в соот­ветствии

с рисунком 1.

Таблицы, за исключением таблиц приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если в документе одна таб­лица, она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица В.1», если она приведена в приложении В. Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раз­дела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера.

Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таб­лицы, над другими частями пишут «Продолжение таблицы» с указани­ем номера таблицы .

Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение бу­дет на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизон­тальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят.

Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается. Таблицу размещают после первого упоминания о ней в тексте.

Таблица 3 - Ремонты

Рисунок 1