1. Упорядочивание учетного процесса.

Как показала практика наиболее важным и сложным этапом внедрения автоматизированной формы учета на производственных предприятиях является проведение работ по упорядочению учетного процесса и систематизации труда бухгалтерских работников.

Хаос, как известно, автоматизировать не возможно.

На начальном этапе автоматизации необходимо провести полную регламентацию деятельности бухгалтерии предприятия, разработать должностные инструкции для всех сотрудников и четко определить порядок их действий в той или иной ситуации. Необходимо добиться от учетного персонала точного соблюдения установленного порядка в обработке учетных сведений, устранив ситуации неоднозначного выбора, которые в принципе не поддаются алгоритмизации. На предприятии должна сложиться определенная корпоративная культура и модель поведения в информационной среде, воспроизвести которую можно будет на ЭВМ.

Следует также устранить дублирующие функции в должностных обязанностях сотрудников, четко определив границы каждого участка учетных работ.

Важное значение в упорядочении учетного процесса играет четкая организация документооборота на предприятии. Необходимо разработать четкие и однозначные схемы движения документов, регламентировав последовательность их создания, использования и передачи в архив. Ситуации, в которых возникают дублирующие документы или необходимость в повторной обработке документов, следует устранить.

При проведении работ по систематизации учетного процесса необходимо также выявить те функции, которые заведомо не могут быть алгоритмизированы. Круг этих функций не целесообразно подвергать компьютеризации, чтобы не ставить под угрозу весь проект по автоматизации учета. Как правило, аналитические функции бухгалтера на сегодняшний день компьютеризации не поддаются.