4. Принципы организации автоматизированных систем бухгалтерского учета на производственных предприятиях. Показатели эффективности применения эвм

Выполняя информационную функцию в управлении производством, бухгалтерский учет строится по принципу информационной системы. Структура любой информационной системы описывается следующей общей схемой (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Схема информационной системы

При организации компьютерной бухгалтерии на производственном предприятии следует ориентироваться на общую схему построения информационной системы. Т.е. необходимо разработать средства ввода первичной учетной информации в компьютерную систему, обеспечить надлежащую обработку данных на ЭВМ и вывод результирующей информации во всех необходимых формах и разрезах.

Особенностью бухгалтерской информационной системы является то, что она требует непременного сохранения большей части входных и выходных данных в массивах информации долговременного хранения. Это обусловлено как требованиями самой бухгалтерии, так и необходимостью использовать архивные и справочные массивы информации в алгоритмах обработки текущих данных. В связи с этим, центральным элементом компьютерного учета является база данных учетной информации, вокруг которой разворачиваются все процедуры машинного бухгалтерского учета. Технологическая схема компьютерного бухгалтерского учета как информационной системы представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Технологическая схема компьютерного бухгалтерского учета

В теории бухгалтерского учета применяется понятие "форма учета" и сложилось представление о машинноориентированной (автоматизированной) форме учета, схема которой представлена рисунке 1.3.

Рис. 1.3. Схема машиннориентированной (автоматизированной) формы

бухгалтерского учета

Конкретные формы организации компьютерной бухгалтерии специфичны на каждом отдельном предприятии. Это обусловлено отраслевыми особенностями предприятия, традициями ведения ручного бухгалтерского учета, количеством учетных работников и количеством участков учета, степенью внедрения ЭВМ и целями автоматизации учета.

На каждом предприятии организуется бухгалтерская служба в соответствии с объемом и спецификой учетных работ необходимых данному предприятию. Определенным образом производится распределение обязанностей между работниками бухгалтерии. Складывается система участков учетных работ. Как правило, сложившаяся система учета не подвергается коренной ломке (это может полностью парализовать деятельность всей системы управления предприятием), а воспроизводится с теми или иными улучшениями на новой компьютерной основе. Сложившаяся на практике система участков учетных работ, система распределения обязанностей между работниками бухгалтерии интерпретируется в систему функций автоматизированной системы учета.

Традиционно на производственных предприятиях выделяют две основных формы организации обработки учетной информации с помощью ЭВМ: централизованную и децентрализованную.

Централизованная обработка информации на ЭВМ предусматривает концентрацию вычислительных работ, выполняемых с помощью ЭВМ, в специальных вычислительных подразделениях предприятия, или использование услуг вычислительных центров.

Исторически централизованная обработка учетной информации на вычислительном центре — это более ранняя форма организации вычислительных работ. Первые модели вычислительной техники были довольно дорогими, занимали много места и требовали больших усилий по своему обслуживанию. Поэтому создавались крупные вычислительные предприятия (вычислительные центры) коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ. Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям.

Достоинством использования услуг вычислительных центров для обработки учетной информации является то, что бухгалтерский аппарат сразу освобождается от большого объема рутинной технической работы, связанной с математическими вычислениями, с оформлением бухгалтерских регистров. Бухгалтерские работники кодируют первичную документацию и передают ее на вычислительный центр, а через некоторое время получает уже готовые обработанные данные. Централизация информационного обслуживания позволяет использовать типовые проектные решения, унифицировать документацию, внедрять единую систему кодирования информации, что является, несомненно, положительным в развитии компьютерного бухгалтерского учета. Вместе с тем, обработка информации на вычислительных центрах имеет и свои недостатки:

• в технологии учета появились новые довольно объемные виды работ связанные с кодированием первичных данных, их подготовкой для обработки на вычислительном центре, а также работы связанные с перепроверкой полученной результатной информации;

• персонал вычислительного предприятия, как правило, обладая низкой бухгалтерской подготовкой, не способен обеспечить высокую точность ввода данных и оперативное устранение ошибок, неизбежно возникающих на многих этапах машинной обработки информации, что часто усугубляется низкой заинтересованностью и ответственностью персонала вычислительного центра;

• информация, накапливаемая на вычислительном предприятии, как правило, доступна к использованию только для его персонала, многие информационные массивы (по которым не делаются распечатки) остаются не доступными для бухгалтерского учета;

• бухгалтерский работник оказывается оторванным от процесса обработки информации, не имеет возможности оперативно на него влиять, что замедляет учетные процедуры;

• стоимость обработки информации с использованием услуг вычислительных центров в рыночных условиях оказалась несопоставимо высокой.

Децентрализованная обработка информации связана с появлением в 80-х гг. ХХ века персональных компьютеров и развитием средств телекоммуникаций. Появилась возможность оснащать компьютерной техникой рабочие места специалистов-бухгалтеров и формировать, таким образом, автоматизированные рабочие места бухгалтерских работников (АРМ бухгалтера), а также создавать автоматизированные системы бухгалтерского учета на базе сети АРМ-ов бухгалтера (АРМ-вый подход).

АРМ — это автоматизированное рабочее место, где задачи, поставленные перед специалистом, он решает с помощью ЭВМ, непосредственно на своем рабочем месте. АРМ бухгалтера оснащается компьютерной техникой и специальным бухгалтерским программным обеспечением (часто бухгалтерские компьютерные программы, предназначенные для отдельных участков учета, тоже называют АРМ-ами, например, "АРМ КАССА" — программа для организации учета кассовых операций).

АРМ позволяет активнее включить бухгалтера в процесс обработки информации, устранить излишние операции, ускорить обработку и использование учетных данных. В тоже время, компьютеризация рабочих мест потребовала от бухгалтера более высокой профессиональной подготовки, преодоления некоторых укоренившихся стереотипов и психологических барьеров. Однако технология обработки учетной информации с использованием АРМ бухгалтера (децентрализованная) сразу показала свою более высокую эффективность и очень быстро начала вытеснять централизованную.

Обработка информации на вычислительных центрах продолжает существовать на некоторых предприятиях. Во многом в силу сложившихся традиций или ввиду отсутствия средств на внедрение новых технологий. Услуги вычислительных центров продолжают оставаться эффективными при обработке больших объемов однородной бухгалтерской информации (например, по товарным операциям), если не требуется особая оперативность получения данных и можно мириться с высокой вероятностью ошибок.

Недостатки и преимущества обработки информации с использованием услуг вычислительных центров (ВЦ) и на АРМ иллюстрирует схема представленная на рисунке 1.4.